De invoering van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) leidt tot een toenemende aandacht voor privacy. Onze cliënten stellen steeds vaker de vraag: is e-mail wel veilig genoeg voor het versturen van allerlei adviezen, bijlages en privacygevoelige informatie? En moeten we niet juist nu, vooruitlopend op de invoering van de AVG, een portal gaan gebruiken waarop dit soort informatie (beveiligd) wordt gepubliceerd in plaats van deze informatie te mailen? In dit artikel gaan we vooral op deze laatste vraag in. Temeer omdat veel kantoren geen veilig e-mailverkeer toepassen.
Een portal gaan gebruiken?
Een portal kan zeker een beveiligde omgeving vormen voor het delen van documenten en informatie met uw cliënten. De vraag of je (juist nu) een portal zou moeten aanschaffen is daarmee echter nog niet beantwoord. Het antwoord hangt af van het gebruikte (of op korte termijn te gebruiken) applicatielandschap.
Een voorbeeld
Een typisch voorbeeld van privacygevoelige informatie is de output uit de salarissoftware. Tot voor kort (en zelfs nu nog) werden loonstroken gemaild naar de werkgever of rechtstreeks naar de werknemers toe. Er zijn accountantskantoren die met ingang van dit jaar daarmee zijn gestopt en hun cliënten de loonstroken (en andere salarisoutput) online beschikbaar stellen. Software zoals Nmbrs en Loket.nl, maar ook Unit4 Personeel & Salaris -om er eens drie te noemen- bieden deze functionaliteit aan. In dit voorbeeld is het aanschaffen van een aparte portal dus niet nodig. De salaristoepassing biedt zelf al publicatiefunctionaliteit aan. Standaard of via een uitbreiding op de gebruikte software.
Elektronische dossiers
Een ander belangrijke bron van documenten en informatie is het elektronisch dossier (DMS). Het delen van je documenten uit het DMS met cliënten kan bijvoorbeeld via een portal als Cliënt Online of MijnAccountantsPortal plaatsvinden. Maar ook hier geldt: of je daarmee de aanschaf van een portal kan rechtvaardigen is de vraag. Misschien ben je wel gebruiker van CaseWare en kan je naast het jaarrekeningdossier ook de andere dossieronderdelen via CaseWare Cloud delen met je cliënten.
Henk Aardoom is ICT-consultant bij Full•Finance Consultants
